5 éléments clés à savoir pour implémenter le cadre social de votre entreprise
Cotisations, participation aux transports, contribution à la formation professionnelle… La gestion d’entreprise et surtout les différentes obligations sociales auxquelles vous êtes confrontés vous donnent du fil à retordre ? 🤯
Si ces concepts permettant d’implémenter un cadre social dans votre entreprise peuvent s’avérer confus aux premiers abords, les traiter point par point devrait vous aider à structurer votre organisation 🙌
Dans cet article, je vous liste 5 éléments clés à maîtriser pour implémenter le cadre social de votre entreprise et vous mettre en conformité avec la loi ✅
Sommaire
1) Comprendre l’importance des différents organismes sociaux en France
Les organismes sociaux français permettent aux populations dites vulnérables de bénéficier d’une certaine protection. En réalité, une grande partie de la population est ou se verra concernée à une période de sa vie : licenciement, problème de santé, grossesse, départ en retraite…
Qui finance les différents organismes sociaux ? 💡
Vous, en tant qu’employeur ! 💥Mais pas seulement, vos employés contribuent également à alimenter ces différents organismes sociaux. D’ailleurs, le détail des montants prélevés doit être renseigné sur les fiches de paie.
➡️ Pour connaître les mentions obligatoires que doit comporter la fiche de paie, consultez le guide consacré à l’embauche du premier salarié.
Quels sont les principaux organismes sociaux en France ? 💡
Les 4 principaux organismes sociaux en France sont l’URSSAF, Pôle Emploi, la Direction Générale des Finances Publiques et la Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Nous allons voir quel rôle ils jouent dans notre société et surtout, quelles conséquences ont-ils pour vous, en tant que chef d’entreprise 🔍
Qu’est-ce que l’URSSAF et quel est son rôle ? 💡
L’URSAAF est une association d’organismes privés mandatée par l’État. Chargée de collecter puis de redistribuer les cotisations et contributions sociales, ses missions incluent entre autres :
✅Le remboursement des soins médicaux
✅Les indemnités d’arrêt maladie et de congé maternité
✅Les pensions de retraite
✅Les allocations familiales
Qu’est-ce que Pôle Emploi et quel est son rôle ? 💡
Pôle Emploi est une institution publique chargée d’accompagner les demandeurs d’emploi vers un retour à la vie professionnelle. Cela passe notamment par une analyse et un suivi de leur situation, voire des indemnités ou le financement de formations pour les individus éligibles 💼
Qu’est-ce que la DGFIP et quel est son rôle ? 💡
La Direction Générale des Finances Publiques est l’institution en charge des finances publiques qui s’assure de la solidité financière des institutions publiques. Son rôle est entre autres de renforcer la confiance dans la société et l’économie par la population.
Qu’est-ce que la CPAM et quel est son rôle ? 💡
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie est plus connue sous le nom d’assurance maladie 💊Chargée de la protection de la santé en France en permettant un accès aux soins, elle accompagne les individus en cas de maladie, d’invalidité ou d’accidents du travail.
2) Identifier les obligations d’un employeur en France
Employer des salariés vous expose à certaines obligations : mutuelle, évaluation des risques ou encore déclarations sociales… Voici une liste de vos contraintes en tant qu’employeur vis-à-vis de vos employés.
1) Choisir une mutuelle
Vous devez proposer une mutuelle de santé à vos employés et participer au moins à hauteur de 50% du prix des cotisations, et ce peu importe l’ancienneté de l’employé. Celle-ci doit couvrir au minimum les frais d’hospitalisation, certains frais dentaires et d’optique.
Les plus communes sont celles du groupe Vyv, Malakoff Humanis, Axa, Groupama ou encore AG2R La Mondiale. Ma recommandation est d’utiliser un comparatif pour sélectionner celle qui correspond le mieux aux besoins de vos employés et de votre entreprise 🔍
2) Lister les risques professionnels auxquels sont exposés les employés
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire et doit être mis à disposition des employés. En effet, il permet de lister et d’informer les salariés des risques professionnels auxquels ils sont exposés 📋En tant qu’employeur, vous vous devez d’assurer la sécurité et de protéger la santé de vos employés.
L’évaluation des risques professionnels s’établit en plusieurs étapes qui incluent la préparation de l’évaluation des risques, leur identification, leur classement puis la proposition d’actions de prévention.
3) Effectuer les déclarations sociales
A) Remplir la Déclaration Sociale Nominative
La DSN doit être remplie par tous les employeurs du secteur privé qui paient des employés. Cette déclaration, complétée chaque mois en ligne, est produite par rapport à la fiche de paie. Obligatoire, elle vous permet de payer vos cotisations sociales.
➡️Pour plus de détails concernant la DSN, consultez cet article qui liste toutes les obligations d’un employeur à l’embauche de son premier salarié.
B) Compléter la Déclaration d’Emploi des Travailleurs Handicapés
La DOETH permet de déclarer le nombre de travailleurs handicapés qu’emploie une entreprise ✅Cette déclaration est obligatoire pour toute entreprise, même de moins de 20 salariés. C’est d’ailleurs à partir de ce nombre d’employés que l’entreprise devra compter au moins 6% de personnes handicapées parmi ses effectifs.
Autrement, elle devra s’acquitter d’une contribution financière annuelle à destination de l’Agefiph.
4) S'acquitter des cotisations et contributions
A) La contribution unique à la formation professionnelle
La CFP représente un moyen pour l’employeur de participer à la formation de ses salariés ainsi que des demandeurs d’emploi. Annuelle, cette contribution est obligatoire et est calculée sur la masse salariale brute. De ce fait, elle dépend des rémunérations imposables et en nature versées pendant l’année au personnel.
💡Notez que depuis le 1er janvier 2022, cette contribution est désormais intégrée à la DSN et collectée par l’URSSAF.
B) La contribution de fonds national d’aide au logement
La FNAL est obligatoire pour tous les employeurs, même si son montant varie en fonction du nombre d’employés. Cette contribution permet entre autres de financer l’allocation logement 🏠
3) Respecter les obligations sociales en fonction du nombre d’employés
Si certaines contraintes s’imposent à l’ensemble des entreprises, d’autres dépendent du nombre d’employés. Connaître vos responsabilités en tant qu’employeurs vous permettra d’établir un cadre social dans votre entreprise et d’être en conformité avec la loi ✅
Si un cap important a lieu au recrutement du 50e salarié, les seuils précédents nécessitent également qu’on s’y attarde. Voici une liste de vos obligations en fonction du nombre d’employés :
➡️Entre 10 et 19 salariés : en tant qu’employeur, vous devez participer à la formation professionnelle
➡️À partir de 11 salariés : vous devez élire au moins un représentant du personnel au CSE (comité social et économique) et lui attribuer des crédits d’heures spécifiques. Généralement, celui-ci est élu pour 4 ans.
➡️À partir de 20 salariés : votre entreprise doit compter au moins 6% de personnes en situation de handicap sur l’effectif total.
➡️À partir de 50 salariés :
➡️ Règlement intérieur : Vous devez mettre en place un règlement intérieur. Celui-ci détermine les obligations en termes de santé, sécurité et discipline et implique la consultation du CSE. Le règlement est alors transmis à l’inspection du travail qui décide de sa conformité. Une fois validé, il doit être déposé au greffe du conseil de prud’hommes puis communiqué aux employés.
➡️CHSCT : Un comité d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail doit être instauré au sein de l’entreprise
➡️Restauration : vous devez mettre en place un réfectoire ou local de restauration si la demande est effectuée par vos employés. Celui-ci doit comporter des installations pour conserver, réfrigérer et réchauffer les aliments.
➡️Syndicats : Les syndicats ont la possibilité de mettre en place un délégué syndical et/ou un représentant de section syndicale
➡️Négociation annuelle obligatoire (NAO) : Dans les entreprises avec un délégué syndical, vous êtes tenu de mettre en place une négociation annuelle obligatoire qui traite entre autres des durées de travail, des salaires ou encore de la gestion des carrières.
➡️Participation : Vous devez offrir à vos employés le droit de participer aux résultats de l’entreprise. Concrètement, il s’agit d’une participation financière calculée par rapport au bénéfice net de l’entreprise. Le montant de la participation est généralement déterminé via un accord collectif.
➡️PSE : Un plan de sauvegarde de l’emploi en cas de l’emploi en cas de projet de licenciement économique devient obligatoire.
➡️DARES : Vous devez déclarer mensuellement les mouvement de personnel et le transmettre à la Direction de l’Animation de la recherche des Études et des Statistiques
Plus le nombre d’employés augmente, plus les obligations pour l’employeur sont nombreuses 📋En plus des contraintes administratives s’ajoute un coût financier. De ce fait, nombreuses sont les entreprises qui font le choix de rester sous le seuil des 50 employés.
💡À noter : les employés en CDD, à temps partiel ou encore les intérimaires comptent dans le décompte des effectifs d’une entreprise.
4) Tout comprendre aux dispositifs sociaux non obligatoires
Si les avantages sociaux que nous allons citer restent facultatifs d’un point de vue de la loi, prenez en compte qu’ils peuvent nettement vous aider à développer votre entreprise 🚀 En effet, ils peuvent constituer un avantage compétitif pour recruter des talents ou encore limiter le turnover 🤝
1) Les tickets restaurants
Généralement très appréciés des collaborateurs, l’employeur n’a pas l’obligation légale de participer aux titres restaurants. En effet, il peut contribuer au déjeuner de ses employés d’une autre manière : en mettant en place un restaurant d’entreprise ou une prime de déjeuner notamment.
Toutefois, si votre entreprise opte pour la participation aux titres restaurants, celle-ci doit être de 50 à 60% du prix de la valeur et est d’ailleurs exonérée de cotisations sociales jusqu’à 5,92€.
2) La participation aux transports
Votre participation au transport de vos employés va dépendre du moyen par lequel ils se rendent sur leur lieu de travail.
Pour les employés qui utilisent les transports publics :
Une entreprise qui exerce dans le secteur privé doit obligatoirement proposer une participation partielle aux frais de transport à hauteur de 50%, aussi bien pour les employés à temps partiel que les stagiaires sous présentation d’un justificatif. Cette participation n’est possible que sur les abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires. Notons par ailleurs que ce remboursement est exonéré d’impôt sur le revenu.
Pour les employés qui utilisent les transports privés (voiture, vélo) :
La prise en charge des frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail n’est pas obligatoire mais possible. Le montant est alors fixé par le biais d’un accord collectif ou du CSE. Toutefois, une participation de la part de l’entreprise reste généralement bien appréciée des employés
3) L’intéressement
Encore une fois non obligatoire, l’intéressement se révèle un excellent moyen de motiver ses équipes et de les fidéliser 🔥
En effet, il permet aux employés de percevoir une prime liée aux résultats et performances de l’entreprise, allant jusqu’à 30 952€.
Ce dispositif est généralement mis en place par un accord avec les employés ou peut être mis en place de façon unilatérale dans les entreprises de moins de 50 employés.
Instauré, il doit concerner tous les employés bien que des conditions d’ancienneté peuvent s’appliquer (jusqu’à 3 mois maximum).
Comme les titres restaurants, l’intéressement est exonéré de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés.
4) Les plans d’épargne retraite PER et PERCO
Déjà évoqué dans cet article sur les plans d’épargne, les PER et PERCO présentent des avantages pour les employés mais ne constituent pas une obligation de l’employeur.
Notons tout d’abord que depuis 2020, le PERCO ne peut plus être mis en place dans les entreprises et s’est vu remplacé pour un PER ⚠️
Le Plan d’Epargne pour la Retraite (PER) permet au salarié de constituer une épargne qui sera débloquée au moment de sa prise de retraite sous forme de capital ou de rente. L’employeur lui remet alors un livret d’épargne salariale qu’il alimente selon un règlement bien déterminé. L’employé peut lui aussi effectuer des versements.
Même si cette disposition s’avère facultative, en cas de mise en place du PER dans votre entreprise, vous devez respecter certaines réglementations :
➡️Informer les employés du règlement du plan et de son contenu
➡️Inclure l’ensemble des collaborateurs dans le plan d’épargne, avec une condition d’ancienneté de maximum 3 mois
➡️Transmettre un relevé de situation au moins une fois par an
➡️Fournir un état récapitulatif des sommes épargnées ou transférées en cas de départ de l’employé
Comme vous avez pu le constater, implémenter le cadre social de votre entreprise peut nécessiter un bon nombre de démarches et du temps ⏱
Cela dit, une organisation rigoureuse devrait vous faciliter la tâche 📋
Pour être certains de respecter tous les délais attendus, n’hésitez pas à vous constituer un calendrier de rappel, qui vous évitera ainsi de vous retrouver confronté à des pénalités. Notez également que le cadre social de votre entreprise, s’il n’est pas toujours soumis à des obligations légales, peut toutefois vous apporter de nombreux avantages. Une fidélisation de vos collaborateurs et une image attractive pour les candidats en sont quelques exemples 🔥
Parfois, un accompagnement peut vous permettre d’assimiler et de mettre en pratique rapidement toutes ces notions 🤝
De ce constat est d’ailleurs née l’organisme de formation les Débrouillards Academy et notamment la formation à la gestion d’entreprise. Mon expérience passée aux côtés d’entrepreneurs m’a conduit à identifier des problématiques récurrentes que je traite de façon claire, synthétique et pratique dans cette formation. Pour en savoir plus, je vous invite à consulter la page dédiée ou à me contacter directement ⬇️
