5 démarches liées au cycle de vie de tes collaborateurs
Tu t’es déjà senti perdu dans la jungle administrative qui entoure la gestion de tes collaborateurs ? Pas de panique, on va démêler tout ça ensemble ! 🕵️♂️ Imagine le parcours de tes employés comme une sorte de grand huit : des hauts, des bas, des virages serrés et parfois même des loopings ! 🎢 De leur premier jour jusqu’à leur pot de départ (snif), la vie de tes collaborateurs est jalonnée d’événements qui nécessitent ton attention… Et un paquet de paperasse ! 📝 Mais ne t’inquiète pas, car dans cet article, nous allons décortiquer 5 démarches liées au cycle de vie des salariés. On va parler absences, congés payés, licenciement (oui, ça arrive), primes (ça, c’est plus sympa), et même des notes de frais ! 💼💸 Let’s go ! 🎪
Sommaire
1. Les congés : comment fonctionnent-ils, et comment les payer ?
Voici une liste de 10 choses à savoir sur les congés payés.
1️⃣ Ils sont payés par l’employeur.
2️⃣ L’employé dispose de jours de congés, peu importe son emploi, sa qualification, sa rémunération ou son volume travaillé.
3️⃣ Les employés à temps partiel disposent des mêmes droits que n’importe quel employé.
4️⃣ Le minimum légal en France est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif.
5️⃣ 12 jours de congés doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre, pas forcément à la suite.
6️⃣ Ces congés payés ne peuvent pas être remplacés par des indemnités, sauf sous certaines exceptions.
7️⃣ Chaque employeur peut allonger le nombre de jours de congés du contrat de travail, par le biais d’accords et de conventions collectives.
8️⃣ Certains employés peuvent bénéficier de jours de congés payés supplémentaires en fonction de leur situation, selon leur âge ou s’ils ont des enfants par exemple.
9️⃣ L’employeur a deux solutions pour fixer le montant des congés payés : soit 1/10e de la rémunération brute totale, soit le montant total d’une journée travaillée.
1️⃣0️⃣ Il est désormais possible de racheter ses RTT pour les jours acquis entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2025.
2. Les absences du salarié : comment les gérer ?
En tant qu’employeur, tu es en droit de demander une justification en cas d’absence de ton employé. Cependant, certains accords mis en place permettent à l’employé de s’absenter sur une durée limitée sans justification.
Une absence non justifiée de l’un de tes employés l’expose à un risque de sanction disciplinaire. Celle-ci doit suivre une procédure précise :
➡️ entretien ;
➡️ communication de la décision prise ;
➡️ sanction éventuelle par lettre recommandée avec accusé de réception.
3. Notes de frais des employés : comment les comptabiliser ?
En tant qu’employeur, tu es tenu de rembourser les notes de frais professionnels de tes employés? 💳 Celles-ci doivent être justifiables, en s’appuyant sur une facture ou un justificatif de paiement et être en lien avec des dépenses professionnelles. 💼
➡️De ce fait, elles doivent servir à l’intérêt de l’entreprise, mais surtout rester raisonnables et cohérentes. Pour le remboursement, tu pourras opter pour un calcul des dépenses constantes ou forfaitaire, en fonction de la régularité des dépenses.
4. Les primes : comment fonctionnent les compléments sur salaire ?
Les primes sont un complément sur le salaire qui peuvent permettre de compenser des conditions de travail particulières ou de récompenser un travail. Comme l’intéressement ou les tickets restaurants, elles peuvent constituer des arguments afin de faciliter le recrutement dans ton entreprise. 🙌
⚠️ Les primes deviennent obligatoires lorsqu’elles sont définies dans le cadre d’un contrat de travail, d’un accord collectif ou d’engagement unilatéral de l’employeur.
On note plusieurs catégories de primes.
➡️ Annuelles : fin d’année, 13e mois, vacances, bilan, participation, etc.
➡️ Liées au rattrapage du coût de la vie : prime pour l’emploi.
➡️ Liées à la personne : ancienneté, risques, assiduité.
➡️ Relatives à des conditions de travail particulières : pénibilité, risque, astreinte.
L’octroiement d’une prime doit concerner l’ensemble des employés de façon égalitaire, sauf si la différence est justifiée. C’est le cas des primes d’ancienneté, de pénibilité ou de primes sur résultats notamment, qui dépendent de la nature du travail effectué.
5. Le licenciement : quelles démarches pour cette étape délicate de la vie du salarié ?
Une entreprise qui décide de se séparer d’un employé va procéder à un licenciement. Le code du travail étant particulièrement strict, tout licenciement doit être encadré, et justifié par des faits véritables.🔍 On note plusieurs types de licenciement.
Licenciement pour motif économique
La fin du contrat de travail n’est pas lié à l’employé lui-même mais au contexte économique global dans lequel évolue l’entreprise. 📉
⚠️ Un licenciement économique qui concernerait plus d’un employé, dans une entreprise d’au moins 11 salariés, nécessite la consultation du CSE. Soumis à certaines conditions, l’employeur ne peut se séparer d’employés selon son bon vouloir.
La procédure d’un licenciement économique s’organise en 6 étapes :
➡️ si applicable, consultation des représentants du CSE ;
➡️ entretien préalable ;
➡️ lettre de licenciement ;
➡️ notification à l’administration ;
➡️ préavis de licenciement ;
➡️ fin du contrat de travail.
Licenciement pour motif personnel
Dans le privé, l’employeur qui souhaite mettre fin à un contrat de travail d’un de ses employés doit présenter une justification sérieuse (motif disciplinaire ou non). Ce dernier peut d’ailleurs contester le licenciement auprès du prud’hommes, l’établissement chargé de régler les conflits entre employeurs et employés dans le secteur privé.
De ce fait, la cause sérieuse doit répondre à 3 contraintes :
➡️ reposer sur des faits réels ;
➡️ être précise et vérifiable ;
➡️ être suffisamment importante.
⚠️ Attention, certains motifs de licenciement peuvent être interdits par la loi, comme la discrimnation, ou tout motif qui serait en violation avec un droit du salarié.
La procédure d’un licenciement pour motif personnel s’organise en 4 étapes :
1️⃣ entretien préalable ;
2️⃣ rédaction et envoi d’une lettre de licenciement ;
3️⃣ préavis de licenciement ;
4️⃣ fin du contrat de travail.
Licenciement pour inaptitude
On parle de licenciement pour inaptitude lorsqu’un médecin du travail déclare un employé inapte au travail. C’est notamment le cas lorsque son état de santé physique ou mental devient incompatible avec le poste occupé. Lorsqu’aucune mesure d’adaptation, d’aménagement ou de transformation du poste ne permet à l’employé d’effectuer son travail, il est déclaré inapte.
➡️ L’employeur doit alors procéder à un reclassement de l’employé, mais peut toutefois le licencier si aucun poste adapté n’est disponible, ou si l’employé refuse.
Contrairement aux autres types de licenciement, la procédure précédant un licenciement pour inaptitude comporte plus d’étapes et implique l’intervention d’un médecin du travail :
1️⃣ réalisation d’au moins un examen médical ;
2️⃣ échange sur les possibilités d’aménagement, d’adaptation, de mutation ou de changement de poste ;
3️⃣ étude du poste concerné ;
4️⃣ étude des conditions de travail dans l’entreprise ;
5️⃣ échange avec l’employeur.
Des absences aux notes de frais, en passant par les congés payés, le licenciement et les primes, tu as maintenant toutes les cartes en main pour gérer le parcours de tes employés. Comme pour tout, c’est la pratique qui te permettra de maîtriser ces démarches sur le bout des doigts, et de devenir un chef d’entreprise paré à toutes les éventualités administratives !
👨🏼🏫 Cela dit, si tu te sens encore un peu perdu dans ce labyrinthe administratif, ma formation en gestion d’entreprise Les Débrouillards Academy est là pour t’aider. Si tu es basé à Rouen ou en Normandie, n’hésite pas à me rendre visite gratuitement pour que nous échangions sur tes besoins de formation !