Tout ce que vous devez savoir sur le recrutement de votre premier salarié
Si les démarches administratives et légales s’avèrent lourdes lors de l’embauche du 50e salarié, celles qui encadrent le recrutement du premier salarié risquent également de vous effrayer ! 😱
En effet, recruter un premier salarié nécessite de bonnes compétences en gestion d’entreprise tant les obligations sont nombreuses.
Cela dit, ces étapes restent nécessaires pour le développement de votre entreprise et une fois maîtrisées, le reste suivra tout seul 🚀
En tant que chef d’entreprise, vous vous devez d’être à l’aise dans ce type de compétences.
Bonne nouvelle : cet article devrait vous être utile ! En effet, je vous ai facilité la tâche et liste tout ce que vous devez savoir pour recruter votre premier salarié 🙌
Sommaire
1. Remplir les déclarations nécessaires à l’embauche du premier salarié
Effectuer la DSN
La Déclaration Sociale Nominative, obligatoire pour toutes les entreprises du privé qui emploient des salariés, permet de transmettre les informations sur ces derniers aux différents organismes sociaux.
💡Pour plus d’informations sur les organismes sociaux en France, reportez-vous à l’article « 5 éléments clés pour implémenter le cadre social de votre entreprise ».
La DSN, démarche obligatoire à l’embauche de votre premier salarié, inclut donc :
✅Les données concernant la paie du salarié
✅La notification d’événements qui influent dans la vie professionnelle du salarié (fin de contrat, maternité)
Cette démarche doit être faite chaque mois 🗓En effet, elle permet de calculer puis de régler vos cotisations sociales en tant qu’employeur.
À noter : la DSN remplace les autres déclarations autrefois connues sous le nom de DADS-U, DOETH, DMMO ou DTS.
Établir un contrat de travail
Pour commencer, il vous faudra déterminer la nature du contrat qui va réguler les relations entre vous et votre futur employé. Généralement, il s’agit d’un CDD ou CDI mais les formats peuvent varier.
Ma recommandation est donc d’investir du temps voire de l’argent pour solliciter l’accompagnement d’un professionnel. Vous vous voulez le plus précis possible ✅ En effet, comme évoqué dans cet article sur l’implémentation des bases juridiques de votre entreprise, ce contrat a une forte valeur juridique. Cela dit, vous pourrez toujours y apporter des modifications sous la forme d’un avenant.
💡À noter : l’établissement d’un contrat de travail ne s’applique pas uniquement au premier employé mais à tout salarié rejoignant votre entreprise.
Faire la Déclaration Préalable À l’Embauche
Communément appelée DPAE, il s’agit d’un formulaire que l’employeur doit remplir lorsque le premier salarié dépend du régime de la sécurité sociale. Cela permet ainsi à votre employé de faire valoir ses droits sociaux, d’être couvert en cas d’accident du travail et pour vous, d’être en mesure de répondre aux différentes justifications de contrôle ✅ La DPAE permet de regrouper plusieurs déclarations à l’URSSAF en une seule.
⚠️Attention, elle doit être envoyée à l’URSSAF 8 jours avant le début de la prise de fonction de votre nouvel employé.
Choisir une caisse de retraite
Chaque entreprise qui embauche son premier salarié doit adhérer à une caisse de retraite de base et à une complémentaire. En général, il s’agit des caisses Agirc-Arrco et l’adhésion se fait automatiquement lors de votre déclaration sociale nominative (évoquée en début d’article). Vérifiez donc sur quelle caisse de retraite complémentaire vous êtes affiliés.
Afficher les normes obligatoires
En tant qu’employeur, vous devez respecter le droit à l’information de vos employés et cela passe par l’affichage de certains documents. Ces derniers incluent entre autres :
✅L’inspection du travail
✅La médecine du travail
✅Les consignes de sécurité
✅L’égalité professionnelle entre hommes et femmes
✅Les horaires
✅Les congés payés etc…
⚠️ Attention, la liste varie en fonction du nombre d’employés.
Créer le registre du personnel
Toute entreprise qui embauche son premier employé ou emploie un stagiaire doit mettre en place un registre unique du personnel dans lequel seront renseignés par ordre chronologique :
✅L’identité de l’employé : nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité
✅Le poste de l’employé : dates d’entrée et de sortie, emploi, qualifications
✅Le type de contrat : CDD, CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle
⚠️D’autres informations obligatoires doivent également apparaître selon la situation, notamment pour les travailleurs étrangers et stagiaires.
Préparer la visite médicale
Aujourd’hui appelée visite d’information et de prévention (VIP) cette visite médicale a pour but d’interroger l’employé sur son état de santé et doit être réalisée dans les 3 mois à partir de l’embauche💊
Cette visite doit être effectuée soit par le médecin du travail soit par un professionnel de santé et comprend :
✅L’interrogation du salarié sur son état de santé
✅Une sensibilisation sur les risques liés à son travail
✅Une sensibilisation sur les moyens de prévention
✅L’information que l’employé peut bénéficier à tout moment, sur demande, d’une visite médicale
Suite à cette visite, le médecin délivre une attestation à l’employeur 📋
Mettre en place des bulletins de paie et les paiements
L’embauche du premier employé implique l’établissement d’une structuration pour la rédaction et l’envoi de bulletins de paie 💸 L’entreprise doit mettre en place une fiche de paie qui sera alors transmise à l’employé. Ce document obligatoire certifie le paiement du salaire à l’employé et doit être transmis chaque mois. ✅
⚠️ En tant qu’entreprise, vous êtes tenus de conserver les bulletins de paie de vos employés pendant 5 ans.
Ce processus pouvant être complexe, se faire accompagner par un professionnel s’avère parfois utile au début. Cette étape fait partie des fondements de votre entreprise et elle constitue une règle de gestion indispensable pour tout chef d’entreprise.
Calculer puis régler les déclarations de charges sociales
2. Comprendre une fiche de paie
La fiche de paie représente une part importante de votre gestion d’entreprise. Bien que complexe à première vue, comprendre une fiche de paie s’avère en réalité tout à fait accessible lorsqu’on a les bonnes informations à portée de main 🔥Une fiche de paie est constituée de 5 parties.
Les informations générales sur l’employé
✅Nom et prénom de l’employé
✅Adresse
✅Ancienneté dans l’entreprise
✅Statut professionnel
✅Position
✅Classification hiérarchique par le biais d’un coefficient
Les coordonnées de l’entreprise
✅Nom de l’entreprise
✅Adresse
✅Numéro de SIRET
✅Code APE/NAF (domaine d’activité de l’entreprise)
✅Immatriculation URSSAF (affiliation)
Le salaire brut
✅Montant du salaire brut (celui négocié à l’entretien)
✅Primes éventuelles
Les charges salariales et les charges patronales
Dans la partie gauche : le détail des charges, le taux de prélèvement et le montant à régler pour l’employé. Le taux dépend entre autres du poste et de la catégorie d’emploi.
Dans la partie droite : le détail des charges, le taux de prélèvement et le montant à régler pour l’employeur
Le net à payer : le montant du salaire après charge et impôts
Le récapitulatif
➡️Il s’agit du résumé de la période en cours et sur l’année. Cela comprend entre autres les salaires versés jusqu’à présent, le nombre d’heures travaillées ainsi que les congés acquis.
3. Gérer une entreprise au quotidien : congés, absences, notes de frais, primes
Congés
Voici une liste de 10 choses à savoir sur les congés payés.
1️⃣Ils sont payés par l’employeur
2️⃣L’employé dispose de jours de congés, peu importe son emploi, qualification, rémunération ou volume travaillé
3️⃣Les employés à temps partiel disposent des mêmes droits que n’importe quel employé
4️⃣Le minimum légal français est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif
5️⃣12 jours de congés doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre, pas forcément à la suite
6️⃣Ces congés payés ne peuvent pas être remplacés par des indemnités sauf sous certaines exceptions
7️⃣Chaque employeur peut allonger le nombre de jours de congés, par le biais d’accords et de conventions collectives, du contrat de travail
8️⃣Certains employés peuvent bénéficier de jours de congés payés supplémentaires en fonction de leur situation, selon leur âge ou s’ils ont des enfants par exemple
9️⃣L’employeur a deux solutions pour fixer le montant des congés payés : soit 1/10e de la rémunération brute totale, soit le montant total d’une journée travaillée
1️⃣0️⃣Il est désormais possible de racheter ses RTT pour les jours acquis entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2025
Absences
En tant qu’employeur, vous êtes en droit de demander une justification en cas d’absence de votre employé. Cependant, certains accords mis en place permettent à l’employé de s’absenter sur une durée limitée sans justification.
Une absence non justifiée de l’un de vos employés l’expose à un risque de sanction disciplinaire. Celle-ci doit suivre une procédure précise :
➡️Entretien
➡️Communication de la décision prise
➡️Sanction éventuelle par lettre recommandée avec accusé de réception
Notes de frais
En tant qu’employeur, vous êtes tenus de rembourser les notes de frais professionnels de vos employés 💳Celles-ci doivent être justifiables en s’appuyant sur une facture ou un justificatif de paiement et être en lien avec des dépenses professionnelles 💼
➡️De ce fait, elles doivent servir à l’intérêt de l’entreprise mais surtout rester raisonnables et cohérentes. Pour le remboursement, vous pouvez opter pour un calcul des dépenses constantes ou forfaitaire en fonction de la régularité des dépenses.
Primes
Les primes sont un complément sur le salaire qui peuvent permettre de compenser des conditions de travail particulières ou de récompenser un travail. Comme l’intéressement ou les tickets restaurants, elles peuvent constituer des arguments afin de faciliter le recrutement dans votre entreprise 🙌
⚠️ Les primes deviennent obligatoires lorsqu’elles sont définies dans le cadre d’un contrat de travail, d’un accord collectif ou d’engagement unilatéral de l’employeur.
On note plusieurs catégories de primes :
➡️Annuelles : fin d’année, 13e mois, vacances, bilan, participation etc
➡️Liées au rattrapage du coût de la vie : prime pour l’emploi
➡️Liées à la personne : ancienneté, risques, assiduité
➡️Relatives à des conditions de travail particulières : pénibilité, risque, astreinte
L’octroiement d’une prime doit concerner l’ensemble des employés de façon égalitaire, sauf si la différence est justifiée. C’est le cas des primes d’ancienneté, de pénibilité ou de primes sur résultats notamment, qui dépendent de la nature du travail effectué.
4. Démarches à effectuer en cas de séparation avec un employé
Une entreprise qui décide de se séparer d’un employé va procéder à un licenciement. Le code du travail étant particulièrement stricte, tout licenciement doit être encadré et justifié par des faits véritables qui pourraient nécessiter une justification 🔍On note plusieurs types de licenciement.
Licenciement pour motif économique
La fin du contrat de travail n’est pas lié à l’employé lui-même mais au contexte économique global dans lequel évolue l’entreprise 📉
⚠️Un licenciement économique qui concernerait plus d’un employé, dans une entreprise d’au moins 11 salariés, nécessite la consultation du CSE. Soumis à certaines conditions, l’employeur ne peut se séparer d’employés selon son bon vouloir.
La procédure d’un licenciement économique s’organise en 6 étapes :
➡️Si applicable : consultation des représentants du CSE
➡️Entretien préalable
➡️Lettre de licenciement
➡️Notification à l’administration
➡️Préavis de licenciement
➡️Fin du contrat de travail
Licenciement pour motif personnel
Dans le privé, l’employeur qui souhaite mettre fin à un contrat de travail d’un de ses employés doit présenter une justification sérieuse (motif disciplinaire ou non). Ce dernier peut d’ailleurs contester le licenciement auprès du prud’hommes, l’établissement chargé de régler les conflits entre employeurs et employés dans le secteur privé.
De ce fait, la cause sérieuse doit répondre à 3 contraintes :
➡️Reposer sur des faits réels
➡️Être précise et vérifiable
➡️Être suffisamment important
⚠️Attention, certains motifs de licenciement peuvent être interdits par la loi comme la discrimnation ou ceux qui seraient en violation avec un droit du salarié.
La procédure d’un licenciement pour motif personnel s’organise en 4 étapes :
1️⃣Entretien préalable
2️⃣Rédaction et envoi d’une lettre de licenciement
3️⃣Préavis de licenciement
4️⃣Fin du contrat de travail
Licenciement pour inaptitude
On parle de licenciement pour inaptitude lorsqu’un médecin du travail déclare un employé inapte au travail. C’est notamment le cas lorsque son état de santé physique ou mental devient incompatible avec le poste occupé. Lorsqu’aucune mesure d’adaptation, d’aménagement ou de transformation du poste ne permet à l’employé d’effectuer son travail, il est déclaré inapte.
➡️L’employeur doit alors procéder à un reclassement de l’employé mais peut toutefois le licencier si aucun poste adapté n’est disponible ou si l’employé refuse.
Contrairement aux autres types de licenciement, la procédure précédant un licenciement pour inaptitude comporte plus d’étapes et implique l’intervention d’un médecin du travail :
1️⃣Réalisation d’au moins un examen médical
2️⃣Échange sur les possibilités d’aménagement, d’adaptation, de mutation ou de changement de poste
3️⃣Étude du poste concerné
4️⃣Étude des conditions de travail dans l’entreprise
5️⃣Échange avec l’employeur
Les obligations qui s’imposent à vous lors de l’embauche de votre premier salarié représentent une certaine charge administrative 🤯
De plus, il existe un certain nombre de réglementations à connaître et à appliquer sous peine d’être pénalisé ❌
Pour vous faciliter dans cette démarche, j’ai créé la formation des Débrouillards Academy qui devrait vous apporter de précieux conseils si vous êtes en train de créer/développer votre entreprise 🔥
➡️Après avoir identifié un certain nombre de préoccupations récurrentes auprès de mes clients étant eux-mêmes chefs d’entreprise, je décide de tout regrouper dans une formation unique. Ainsi, j’y évoque les différentes étapes à mettre en place, le tout progressivement et dans un jargon accessible !