Les 8 déclarations nécessaires à l'embauche de ton premier salarié
Les démarches qui encadrent le recrutement du premier salarié ont de quoi effrayer ! 😱 En effet, recruter un premier collaborateur nécessite de bonnes compétences en gestion d’entreprise, tant les obligations sont nombreuses. Cela dit, ces étapes demeurent nécessaires pour le développement de ton entreprise, et une fois maîtrisées, le reste suivra tout seul. 🚀 En tant que chef d’entreprise, tu te dois d’être à l’aise dans ce type de tâches. Bonne nouvelle : cet article devrait t’être utile ! En effet, je t’ai facilité le travail, et listé 8 choses à savoir au moment d’embaucher ton premier employé. 🙌
Sommaire
1. Effectuer la DSN lors de l'arrivée de ton nouveau collaborateur
La déclaration sociale nominative, ou DSN, est obligatoire pour toutes les entreprises du privé qui emploient des salariés. Elle permet de transmettre les informations sur ces derniers aux différents organismes sociaux.
💡Pour plus d’informations sur les organismes sociaux en France, reporte-toi à l’article : « 5 obligations à connaître pour implémenter le cadre social de ton entreprise ».
La DSN, démarche obligatoire à l’embauche de ton premier salarié, inclut donc :
✅ les données concernant la paie du salarié ;
✅ la notification d’événements qui influent dans la vie professionnelle du salarié (fin de contrat, maternité).
Cette démarche doit être faite chaque mois. 🗓 En effet, elle permet de calculer puis de régler tes cotisations sociales en tant qu’employeur.
À noter : la DSN remplace les autres déclarations autrefois connues sous le nom de DADS-U, DOETH, DMMO ou DTS.
2. Établir un contrat de travail pour le recrutement de ton premier salarié
Pour commencer, il te faudra déterminer la nature du contrat qui va réguler les relations entre toi et ton futur employé. Généralement, il s’agit d’un CDD ou CDI mais les formats peuvent varier.
Ma recommandation est donc d’investir du temps voire de l’argent pour solliciter l’accompagnement d’un professionnel. Tu te veux le plus précis possible. ✅
En effet, comme évoqué dans cet article sur l’implémentation des bases juridiques de ton entreprise, ce contrat a une forte valeur juridique. Cela dit, tu pourras toujours y apporter des modifications sous la forme d’un avenant.
💡À noter : l’établissement d’un contrat de travail ne s’applique pas uniquement au premier employé mais à tout salarié rejoignant ton entreprise.
3. Faire la déclaration préalable à l’embauche du premier employé
Communément appelée DPAE, cette déclaration prend la forme d’un formulaire que l’employeur doit remplir lorsque le premier salarié dépend du régime de la sécurité sociale. Cela permet ainsi à ton employé de faire valoir ses droits sociaux, d’être couvert en cas d’accident du travail ; et pour toi, d’être en mesure de répondre aux différentes justifications de contrôle. ✅ La DPAE permet de regrouper plusieurs déclarations à l’URSSAF en une seule.
⚠️ Attention, elle doit être envoyée à l’URSSAF 8 jours avant le début de la prise de fonction de ton nouvel employé.
4. Choisir une caisse de retraite pour tous tes salariés à venir
Chaque entreprise qui embauche son premier salarié doit adhérer à une caisse de retraite de base, et à une caisse complémentaire. En général, il s’agit des caisses Agirc-Arrco, et l’adhésion se fait automatiquement lors de ta déclaration sociale nominative (évoquée en début d’article). Vérifie donc sur quelle caisse de retraite complémentaire tu es affilié.
5. Afficher les normes obligatoires à l'information de tes employés
En tant qu’employeur, tu dois respecter le droit à l’information de tes employés, et cela passe par l’affichage de certains documents. Ces derniers incluent entre autres :
✅ l’inspection du travail ;
✅ la médecine du travail ;
✅ les consignes de sécurité ;
✅ l’égalité professionnelle entre hommes et femmes ;
✅ les horaires ;
✅ les congés payés, etc.
⚠️ Attention, la liste varie en fonction du nombre d’employés.
6. Créer le registre du personnel de ton entreprise
Toute entreprise qui embauche son premier employé (ou emploie un stagiaire) doit mettre en place un registre unique du personnel, dans lequel seront renseignés par ordre chronologique :
✅ l’identité de l’employé (nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité) ;
✅ le poste de l’employé (dates d’entrée et de sortie, emploi, qualifications) ;
✅ le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle).
⚠️ D’autres informations obligatoires doivent également apparaître selon la situation, notamment pour les travailleurs étrangers et stagiaires.
7. Préparer la visite médicale de tous les nouveaux collaborateurs
Aujourd’hui appelée visite d’information et de prévention (VIP), cette visite médicale a pour but d’interroger l’employé sur son état de santé, et doit être réalisée dans les 3 mois à partir de l’embauche. 💊
Cette visite doit être effectuée soit par le médecin du travail, soit par un professionnel de santé, et comprend :
✅ l’interrogation du salarié sur son état de santé ;
✅ une sensibilisation sur les risques liés à son travail ;
✅ une sensibilisation sur les moyens de prévention ;
✅ l’information que l’employé peut bénéficier à tout moment, sur demande, d’une visite médicale.
Suite à cette visite, le médecin délivre une attestation à l’employeur. 📋
8. Mettre en place les bulletins de paie et les paiements des salariés
L’embauche du premier employé implique l’établissement d’une structuration pour la rédaction et l’envoi de bulletins de paie. 💸 L’entreprise doit mettre en place une fiche de paie qui sera alors transmise à l’employé. Ce document obligatoire certifie le paiement du salaire à l’employé et doit être transmis chaque mois. ✅
⚠️ En tant que chef d’entreprise, tu es tenu de conserver les bulletins de paie de tes employés pendant 5 ans.
Ce processus pouvant être complexe, se faire accompagner par un professionnel s’avère parfois utile au début. Cette étape fait partie des fondements de ton entreprise et elle constitue une règle de gestion indispensable pour tout chef d’entreprise ! Pour t’aider, tu peux commencer par lire mon article dédié à la création d’une fiche de paie.
Les obligations qui s’imposent à toi lors de l’embauche de ton premier salarié représentent une certaine charge administrative. 🤯 De plus, il existe un certain nombre de réglementations à connaître, et à appliquer sous peine d’être pénalisé. ❌ Cet article te permettra déjà, je l’espère, d’y voir plus clair !
✅ Pour te faciliter la vie dans ces démarches, j’ai créé la formation Les Débrouillards Academy, qui devrait t’apporter de précieux conseils si tu es en train de créer/développer ton entreprise. 🔥 Le mieux, c’est que nous en parlions ensemble ! Prends rendez-vous dans mon agenda, et rencontrons-nous pour déterminer tes besoins de formation ensemble !