Bien gérer la partie administrative de votre entreprise : les bonnes pratiques
Si la gestion administrative des entreprises n’est pas l’aspect le plus glamour de l’entreprenariat, c’est pourtant un must-do ! 💥
Souvent considérée comme la répétition de tâches ingrates, la gestion administrative reste par ailleurs l’un des meilleurs moyens pour permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs 🎯
Lorsque celle-ci est correctement optimisée, elle peut conduire à des miracles : entre gain de productivité et économies notables, cela vaut le coup de s’y attarder 🚀
Toutefois, définir précisément en quoi consiste la gestion administrative s’avère complexe tant il existe de spécificités propres à chaque entreprise.
Ayant pris le parti de consacrer un article à la comptabilité de l’entreprise et un autre aux démarches lors de l’embauche du premier salarié, je traiterai dans cet article les obligations en tant que gérant d’entreprise de façon générale 📚Dans cet article, découvrez donc 3 bonnes pratiques pour bien gérer la partie administrative de votre entreprise ⬇️
Sommaire
1) Comprendre vos obligations en tant que chef d’entreprise
A) Tenir une assemblée générale : AGO voire AGE
- Toute entreprise est dans l’obligation de tenir une assemblée générale ordinaire (AGO).
De façon exceptionnelle, celle-ci peut être complétée par une assemblée générale extraordinaire (AGE).
En tant que dirigeant d’entreprise, c’est à vous que revient la charge de la convocation à l’assemblée générale, ordinaire comme extraordinaire. Toutefois, dans certains cas, les membres du conseil d’administration peuvent également s’en charger.
👉La lettre de convocation doit ainsi préciser la date, l’heure, le lieu, l’ordre du jour et être envoyée au maximum 15 jours avant la réunion.
L’assemblée générale ordinaire réunit les membres du conseil d’une société afin de prendre des décisions sur l’avenir de l’entreprise 🔥
Cette réunion doit avoir lieu obligatoirement au moins une fois par an dans les 6 mois qui suivent la clôture d’un exercice comptable. Toutefois, cette contrainte peut être prolongée en faisant appel au Président du tribunal de commerce.
L’assemblée générale ordinaire d’une entreprise permet :
✅L’approbation des comptes annuels
✅L’affectation du résultat
✅La désignation d’un commissaire aux comptes
✅La répartition des dividendes
✅La nomination, le renouvellement, la révocation d’un dirigeant ou d’un membre du conseil d’administration
Suite à l’assemblée, un secrétaire dresse alors un procès verbal résumant ainsi les conclusions de la réunion en incluant :
➡️Les identités des associés présents à l’assemblée générale
➡️Les différents rapports de gestion
➡️Les résultats de vote
L’assemblée générale extraordinaire a lieu de façon exceptionnelle et permet de traiter divers sujets comme :
➡️La modification du capital social
➡️Un changement d’objet social
➡️Une dissolution de la société
B) Déposer les comptes annuels
Pour chaque société ayant une activité commerciale, la clôture d’exercice (souvent à la fin de l’année mais cela dépend du choix fait à la création de l’entreprise) implique de devoir déposer les comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS) ⚠️
💡Pour cela, vous devez avoir au préalable immatriculé votre entreprise entre le mois qui précède le début d’activité et les 15 jours qui suivent le début d’activité. L’immatriculation se fait soit via le tribunal de commerce dont vous dépendez, soit sur le site infogreffe.
Une fois les comptes réceptionnés par le greffe du tribunal de commerce, ils sont alors publiés au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.
Pour plus de détails, je vous invite à consulter le site du service public qui explique les démarches pour le dépôt des comptes annuels 🔍 En effet, celles-ci varient selon le statut et la taille de votre entreprise.
Dans la grande majorité des cas, le représentant ou son mandataire sont chargés de déposer les documents obligatoires comme le bilan, le compte de résultat et le procès-verbal de l’assemblée générale.
👉Cela doit avoir lieu dans le mois ou les 2 mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée générale ordinaire. Le dépôt s’effectue aussi bien en ligne que par courrier.
C) Partager le rapport de gestion
Pour certains statuts et pour les “petites” entreprises, le rapport de gestion n’est pas obligatoire. En revanche, il l’est pour les SA, SARL et SNC ⚠️ Rédigé par le chef d’entreprise, il permet non seulement de dresser un bilan de la société sur l’exercice comptable écoulé mais également d’annoncer la direction prise pour l’exercice à venir.
Considéré comme un élément légal, la rédaction du rapport de gestion est encadrée 🧐
En effet, celui-ci doit inclure certains indicateurs sur la situation économique et financière de l’entreprise.
Notamment, il devra entre autres prendre en compte :
✅La situation de l’entreprise et ses résultats
✅Les objectifs à atteindre
✅Les délais de paiement des fournisseurs
✅Les actions notables sur l’exercice comptable écoulé
✅Les actions de l’entreprise sur la recherche et le développement
✅Les évolutions sur l’avenir de l’entreprise
✅Les charges non déductibles fiscalement
✅Les filiales existantes et leurs activités
2. Souscrire aux assurances obligatoires
L’entreprise, lorsqu’elle exerce, fait face à des risques que les assurances permettent de couvrir : dégât des eaux, vol, vandalisme, incendie, explosion…
Bien que ces dernières ne soient pas toujours obligatoires en fonction de votre domaine d’activité, certaines s’avèrent toutefois largement conseillées 🙌En effet, un litige vous expose à de nombreuses responsabilités qui pourraient engendrer un coût élevé et mettre en péril votre structure 😱Souscrire aux assurances obligatoires facultatives pertinentes pour votre activité constitue un élément capital d’une bonne gestion administrative en protégeant ainsi biens, activités et individus.
👉Vous trouverez la liste des professions concernées par les assurances obligatoires sur le site du service public. Professionnels de la santé, du droit, du bâtiment, tourisme ou encore immobilier : vous êtes forcément concernés !
A) La responsabilité civile professionnelle
Si vous exercez dans l’un des domaines cités précédemment, la responsabilité civile professionnelle est l’une des premières assurances à laquelle vous devrez souscrire ☝️ Elle permet la prise en charge des dégâts causés à autrui lorsque votre responsabilité est engagée, qu’il s’agisse de vos locaux, véhicules comme de vos employés.
Peu importe votre domaine, souscrire à la responsabilité civile professionnelle reste recommandé 🙌
B) L’assurance auto professionnelle
De la même manière qu’un particulier, tous les véhicules utilisés par votre entreprise doivent être assurés.
Si votre entreprise utilise plusieurs véhicules, vous pouvez également décider d’opter pour la couverture d’une flotte automobile💡Ce terme est généralement employé à partir de 4 véhicules. Le même contrat couvre alors l’ensemble des véhicules et le coût s’avère généralement plus avantageux que de couvrir chacun des véhicules individuellement.
Pour choisir l’assurance la plus adaptée aux besoins en mobilité de vos employés, n’hésitez pas à utiliser des comparatifs 😉
C) l’assurance multirisque professionnelle
L’assurance multirisque professionnelle couvre la plupart des dommages auxquels pourrait être confrontée une entreprise. Des packs sont généralement proposés en fonction des spécificités des métiers et comprennent des garanties sur les locaux, responsabilité civile professionnelle, dommages aux biens ou encore cyber-risques.
💡Si vous exercez dans le domaine du bâtiment, l’assurance décennale vous couvre pour la prise en charge d’éventuels travaux de réparation qui engagent le maître d’ouvrage jusqu’à 10 ans après la fin du chantier.
La gestion administrative comprend plusieurs aspects comme la comptabilité, les ressources humaines ou encore la conformité à certaines obligations légales 🤯
S’il est difficile de considérer la gestion administrative comme une partie de plaisir, il faut toutefois comprendre en quoi elle peut s’avérer impactante💥
En effet, une bonne gestion administrative facilitera la bonne santé financière de votre entreprise mais aussi une bonne réputation et enfin une base solide pour la croissance 🚀
Dans cet article, j’ai pris le parti de ne traiter que certains aspects de la gestion administrative. Vous retrouverez l’ensemble de vos obligations dans les divers articles consacrés à la gestion d’entreprise, ou dans ma formation de la Débrouillards Academy.
En observant mes clients, pour la plupart des entrepreneurs, j’ai noté à quel point la gestion administrative pouvait être compliquée à mettre en pratique 😱
Face à des besoins et questions récurrents, j’ai créé cette formation de façon à répondre à toutes ces interrogations le plus clair et le plus rapidement possible 🔥
Pour en savoir plus, consultez la page dédiée ou contactez-moi.