Création d’entreprise : 4 règles essentielles pour implémenter les bases juridiques de votre entreprise

Vous créez votre entreprise et vous souhaitez connaître les démarches administratives qui vous attendent ? 🧐

En effet, il existe un certain nombre de tâches à accomplir lorsqu’on crée une entreprise, notamment d’un point de vue juridique. Contrats, conditions générales de vente ou encore brevets…dans cet article je reviens sur 3 règles essentielles pour implémenter les bases de votre entreprise d’un point de vue juridique 🏛

Sommaire

1. Les premiers contrats à rédiger

Lors de la création de votre entreprise, vous allez devoir rédiger plusieurs types de contrat 🤝Les plus courants s’avèrent être les contrats de travail et de prestations de services.

Le contrat de travail

Également mentionné dans cet article concernant l’établissement d’un cadre social pour la création d’entreprise, le contrat de travail a une forte valeur juridique. En effet, il permet d’établir :

✅Les conditions dans lequel l’employé va exercer

✅La rémunération fixée entre les deux parties

✅La qualification de l’employé

✅Ses attributions et notamment sa hiérarchie

✅Ses horaires ou le nombre d’heures de travail prévues

✅Le lieu de travail

✅La durée de période d’essai si applicable

 Le contrat de travail engage aussi bien l’employé que l’employeur. Les types peuvent varier en fonction de la durée de travail et des missions mais les formes les plus connues restent le CDD (Contrat à Durée Déterminée) ou le CDI (Contrat à Durée Indéterminée).  

➡️Pour rédiger votre premier contrat de travail, je vous encourage vivement à vous appuyer sur un modèle, voire à vous faire accompagner surtout au moment de l’embauche de votre premier salarié.

Le contrat de prestation de services

Ce type de contrat commercial à la valeur juridique encadre les obligations entre une entreprise et son client, aussi bien un particulier qu’une entreprise. 

Le périmètre d’un contrat de prestations de service peut être large dans la mesure où il s’applique à une grande variété de services et de durées. De plus, notons que la rémunération impliquée par un contrat de prestations de services pourra être aussi bien fixe que variable en fonction des besoins et il convient donc de le définir en amont 📝

Contrairement au contrat de travail qui implique un lien de subordination entre l’employeur et l’employé, le prestataire de services est dit indépendant. Cependant, il s’engage à tout mettre en œuvre pour réaliser le travail qui lui est confié et à informer le client du déroulé de la mission ✅

➡️ Pour rédiger vos premiers contrats de prestations de service, je vous encourage de nouveau à vous appuyer sur des modèles existants ou à faire appel à un prestataire spécialisé dans la rédaction de contrats.

2. Les spécificités liées à un site internet

Saviez-vous que vous étiez considérés comme éditeur de site web à partir du moment où votre entreprise possédait un site web ? 🧐Que vous vendiez vos produits sur un site de e-commerce ou que vous présentiez simplement vos services sur un site dit vitrine, vous avez donc certaines obligations. 📋De ce fait, vous devez respecter certaines réglementations sous peine d’amendes. 

Mentions légales

Ce terme ne vous est probablement pas inconnu ! Si peu de visiteurs lisent réellement les mentions légales souvent présentes dans le pied de page, elles demeurent en réalité obligatoires : tout site web doit comporter des mentions légales. Celles-ci doivent par ailleurs respecter certaines contraintes :

✅L’internaute doit pouvoir vous identifier. La mention de votre identité est obligatoire et doit être facilement accessible.

✅L’identité de l’entreprise

✅Le montant du capital social

✅La forme juridique 

✅L’adresse du siège social

✅Le numéro d’immatriculation

✅L’identité de l’hébergeur du site

✅Le numéro d’identification à la TVA

➡️ De nouveau, je vous invite à vous appuyer sur un modèle pour rédiger vos premières mentions légales au moment de la création de votre site web. Cela vous permettra de vous assurer que toutes les informations obligatoires sont bien présentes car tout manquement vous exposerait à 375 000 € d’amende. 

Conditions générales de vente : CGV

Les conditions générales de ventes permettent d’encadrer les relations commerciales 🤝 De ce fait, elles se rendent obligatoires pour toute vente de produit ou service. Attention toutefois, il existe une subtilité selon la clientèle à laquelle vous vous adressez : 

➡️Pour une cible B2C,  les CGV doivent impérativement être affichées sur votre site ainsi qu’un lien vers la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges (RLL) sous peine de 15 000 € d’amende.

➡️Pour une cible B2B, il n’existe aucune obligation légale de les afficher sur votre site mais vous devez pouvoir les présenter sur demande de votre prospect ou client, vous vous exposez autrement à 75 000 € d’amende. 

 ➡️ Pour vous aider dans la rédaction de vos conditions générales de vente, ces modèles proposés par le service public devraient vous aider. Vous éviterez ainsi l’oubli de la mention de certains éléments obligatoires comme le prix, les modalités de paiement ou encore les dates de livraison pour n’en citer que quelques-uns.

Conditions générales d’utilisation : CGU

Les conditions générales d’utilisation permettent de définir les règles d’utilisation de votre site internet. Bien que non obligatoires, elles sont toutefois recommandées pour informer les utilisateurs de vos obligations et responsabilités en tant qu’éditeur 💡

Entre autres, elles vont renseigner les visiteurs concernant la propriété intellectuelle des éléments présents sur votre site (les photos de vos produits et les textes soumis aux droits d’auteur) ou encore de la collecte des données utilisateurs. 

Gestion de la protection des données : RGPD

En parlant de collecte de données, cet article n’aurait pas été complet sans évoquer la fameuse loi RGPD ayant créé des frayeurs à de nombreuses entreprises 🤯

Sachez qu’en tant qu’éditeur de site web, vous êtes tenus de respecter les lois concernant la protection des données personnelles imposées par la CNIL. De plus, l’e-privacy, un projet européen de règlement concernant le respect de la vie privée et de la protection des données personnelles est en cours. 

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? 💥 

Une donnée personnelle fait référence à toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. La localisation, la date de naissance mais aussi la voix sont par exemple considérées comme des données personnelles. Vous trouverez tous les détails à ce sujet sur le site de la CNIL.

 

Quelles règles doivent être respectées pour collecter des données de visiteurs ? 💥

Si vous collectez de la donnée issue de vos visiteurs (ce qui est fort probable si vous avez un espace de connexion ou si vous utilisez un logiciel de mesure d’audience tel que Google Analytics, Piano Analytics ou encore Matomo), vous devez faire attention à respecter 3 règles : 

1️⃣Informer l’internaute de la collecte 

2️⃣Obtenir son consentement explicite (notez que précocher une case n’est pas considéré comme « explicite »)

3️⃣Permettre à l’utilisateur de refuser les cookies

 

Pourquoi se mettre en conformité avec la CNIL ?💥

L’objectif de la CNIL est de permettre le maximum de transparence aux utilisateurs concernant leur identité mais aussi leurs activités sur internet 🧐De ce fait, la collecte doit être la plus informée possible et exclut ainsi certaines pratiques « douteuses » comme l’envoi de courriers commerciaux sans autorisation préalable de l’internaute. 

Les amendes de la CNIL pouvant être particulièrement élevées (jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial et 20 millions d’euros 💸), ma recommandation est non seulement de vous intéresser vivement au sujet mais surtout de vous mettre en conformité. 

Note : Si la CNIL s’applique en Europe, d’autres lois de protection des données personnelles existent dans le monde. Renseignez-vous donc en amont sur les lois régissant les pays (ou les états) où vous comptez exercer.  

3. Protéger une marque ou une invention

Déposer un brevet

Pourquoi déposer un brevet à l’INPI ? 💥

Si votre entreprise développe une innovation technique, vous avez tout intérêt à déposer un brevet à L’INPI.Cela vous donnera le droit d’interdire l’exploitation de votre invention sans votre accord 😌

Cependant, prenez en compte que le dépôt d’un brevet à l’INPI est un processus administratif complexe et long s’étalant en moyenne sur 27 mois ! 

Comment déposer un brevet à l’INPI ? 💥

Tout d’abord, assurez-vous que votre invention soit nouvelle et constitue une solution technique à un problème technique, susceptible d’application industrielle. 

Si cette première condition est remplie, gardez le secret. Une innovation dévoilée publiquement sans dossier déposé à l’INPI pourra vous conduire à voir votre brevet refusé, alors même que vous en êtes l’auteur ! 

Voici un résumé des étapes, vous trouverez plus de détails concernant les étapes clés du dépôt de brevet sur le site de l’INPI : 

  1. Vérifier l’éligibilité à un brevet
  2. Rédiger et déposer le brevet
  3. Attendre le numéro d’enregistrement national par l’INPI
  4. Attendre l’examen de de la Défense nationale
  5. Examination de votre demande par l’INPI qui peut émettre des demandes complémentaires
  6. Répondre aux éventuelles demandes du rapport de recherche effectué par l’INPI
  7. Publication du brevet au BOPI
  8. Avis de publication par l’INPI
  9. Répondre aux éventuelles observations 
  10. Paiement de la redevance de délivrance 
  11. Livraison du brevet et publication au BOPI 

Note : Le BOPI est le Bulletin Officiel de la Propriété Industrielle 

Comment voir un brevet accepté par l’INPI ? 💥

Le dépôt d’un brevet se révèle un processus technique et juridique : vous faire accompagner par un conseiller en propriété industrielle peut parfois être nécessaire, surtout pour des domaines d’activités très réglementés (édition de logiciel, plantes). 

Assurez-vous que votre dossier ne laisse aucune place au doute. Cela pourrait conduire à un retard ou à un refus de votre dépôt de brevet voire plus grave, à un détournement de votre invention. Le brevet étant un moyen de vous protéger de la contrefaçon, il est nécessaire de rester discret 🤫 Vos partenaires ou collaborateurs ne devraient donc pas être outrés si vous leur demandez de signer un accord de confidentialité avant la publication du brevet et durant la période de dépôt. 

Dépôt de marque

Pourquoi déposer une marque à l’INPI ? 💥

Déposer sa marque auprès de l’INPI permet notamment d’exploiter des produits sous sa propre marque, chaque dépôt ayant une durée de validité de 10 ans.

Comment déposer une marque à l’INPI ? 💥

Voici un résumé des étapes pour déposer votre marque. Plus rapide qu’un dépôt de brevet, il faudra tout de même compter 5 mois entre le dépôt de marque et son enregistrement : 

  1. Déterminer les produits ou services qui font l’objet d’un dépôt 
  2. Vérifier si le nom de marque souhaité est disponible 
  3. Choisir la “classe de marque” soit le domaine d’activité dans lequel vous souhaitez déposer votre marque
  4. Déposer le dépôt de marque 
  5. Publication du dépôt de marque au BOPI 
  6. Examination de votre demande par l’INPI et formulation d’éventuelles objections et recommandations
  7. Réponse aux objections 
  8. Publication de l’enregistrement au BOPI 
  9. Envoi du certificat d’enregistrement 

Que faire après avoir déposé une marque à l’INPI ? 💥

 Vous obtenez la confirmation de votre dépôt de marque ? Bonne nouvelle, mais il vous reste du pain sur la planche :

➡️Renouvelez votre marque tous les 10 ans 

➡️Surveillez qu’aucun dépôt similaire n’ait été déposé. Une marque ressemblante d’un peu trop près voire carrément identique pourrait créer de la confusion pour vos clients, vous faire perdre des parts de marché voire vous faire perdre en crédibilité

➡️Engagez des poursuites si besoin

➡️Déposez votre marque à l’international. En Europe, via l’Office Européen des Brevets

4. Solliciter un service de recouvrement

Comme nous l’avions évoqué dans un article pour éviter les impayés, des factures non payées peuvent sérieusement mettre en péril votre entreprise 😱 

De ce fait, j’attire votre attention sur le fait que facturer n’est pas encaisser ! Tant que l’argent n’est pas dans votre caisse, tout reste possible…

Pourquoi faire appel à un service de recouvrement ? 💥

Parfois, il devient nécessaire de faire appel à des services de recouvrement. Comme expliqué dans ce guide pour bien gérer votre entreprise en période de crise, le système de recouvrement permet de vendre vos factures à une société qui se charge alors de récupérer la somme attendue. 

Soyons honnêtes, le prix reste conséquent : il peut atteindre 20% du montant de la facture 💸 Cependant, comme dit l’expression, un tiens vaut mieux que deux tu l’auras. Même si la somme prélevée s’avère importante, cette solution restera toujours plus enviable que de ne pas être payé du tout, n’est-ce pas ? 😳

La création et la gestion d’entreprise nécessitent d’implémenter un cadre juridique solide. Les démarches administratives se révélant nombreuses et spécifiques, je vous invite à vous renseignez attentivement sur vos obligations. Vous mettre en conformité avec la loi vous évitera d’éventuelles pénalités. En effet, il serait dommage de commencer votre carrière d’entrepreneur avec non seulement des dettes mais également des raisons à l’État pour vous surveiller plus que nécessaire. 

Pour vous aider dans la création et la gestion de votre entreprise, j’ai créé la Débrouillards Academy : un ensemble de formations pour aider les entrepreneurs à bien gérer leur entreprise. Pour en savoir plus, je vous invite à me consulter. 

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