Les 3 pièces comptables à maîtriser pour ton entreprise
Ah, les documents comptables en entreprise ! 📚 Ces petits bouts de papier (ou fichiers numériques) qui font souvent grincer des dents les entrepreneurs en herbe. Mais ne t’inquiète pas, on va démystifier tout ça ensemble ! 🕵️♂️ Dans cet article, je te présente 3 pièces comptables essentielles à maîtriser pour la comptabilité de ta boîte. On va parler devis, bon de commande et facture. Trois incontournables de la compta d’entreprise qui, une fois apprivoisés, deviendront tes meilleurs alliés pour une gestion aux petits oignons !
Sommaire
1. Le devis : une pièce indispensable pour protéger la comptabilité de ta boîte
Le devis est un document écrit, adressé par un professionnel à son potentiel client, qui détaille les prestations et le prix proposés pour un service. Bien souvent, il comporte une date de validité. 🗓
À partir du moment où il est signé et donc validé par le client, il a valeur de contrat, et doit être remis aussi bien au fournisseur qui effectue le travail, qu’au client qui s’engage à payer la prestation.
Pour toute entreprise, rédiger un devis permet de se protéger. Cette protection reste valable à condition que le devis ait été approuvé et donc signé. En cas de litige, il faudra alors être en capacité de prouver que le devis avait bien été accepté.
Sans cette démarche capitale, ton entreprise s’expose au risque de ne pas être payée. ❌ Le devis peut constituer, avec la facture, l’une des pièces justificatives à faire figurer dans l’état de synthèse.
🤔 L’état de synthèse, qu’est-ce que c’est que ce charabia ? Pour en savoir plus, consulte mon article sur le vocabulaire indispensable de la comptabilité d’entreprise !
2. Le bon de commande : un document comptable d'entreprise facultatif, mais conseillé
Couramment appelé BDC ou Purchase Order en anglais, le bon de commande détaille les éléments d’une commande. Bien que non obligatoire, il reste fortement recommandé. ☝️
Lorsque le client accepte et signe le bon de commande, ce dernier devient un engagement aussi bien de la part du vendeur/prestataire de services que du client. Tandis que l’un s’engage à livrer le produit ou service, l’autre s’engage à le payer 📝
Dans les faits, le devis et le bon de commande demeurent assez similaires. Cependant, le devis encadre généralement les prestations de services, tandis que le bon de commande s’adresse davantage à une transaction de marchandises. Ces deux documents comprennent tous les deux :
✅ l’identité de l’émetteur (nom, adresse du siège social, raison sociale, numéro SIREN) ;
✅ l’identité du destinataire avec les mêmes éléments ;
✅ la description et la quantité du service proposé ou du bien vendu en détail ;
✅ le prix HT et TTC ;
✅ le montant de la TVA si applicable (en-dessous d’un certain seuil les auto-entrepreneurs, ne sont pas sujets à la TVA : nous en parlons dans un article sur les taxes et impôts sur les entreprises) ;
✅ la date de la commande ;
✅ si applicable, la date de livraison.
Pour se protéger, l’entreprise émettrice ajoute généralement :
👉 les conditions de paiement (mode de paiement et délais, voire pénalités de retard selon les entreprises) ;
👉 les conditions générales.
3. La facture : un justificatif de comptabilité d'entreprise à valeur légale, juridique et commerciale
La facture fait référence au bon de commande ou devis signé par le client.
➡️ La facture a valeur comptable, juridique et commerciale, et s’avère obligatoire pour toute vente ou prestation de services dans le cadre d’une activité professionnelle.
Comme pour le devis et le bon de commande, la facture doit être éditée en deux exemplaires et remise aux deux parties concernées.
Tant que l’entreprise est enregistrée en France, la facture doit être éditée en français et en euros. 🇫🇷
Cependant, il est possible d’y ajouter en complément une traduction dans la devise et langue du client.
💡Le site facture.net s’avère un très bon outil pour la création de tes factures.
Et voilà ! Nous avons fait le tour des documents comptables essentiels à ton entreprise. Du devis à la facture, en passant par le bon de commande, tu as maintenant toutes les cartes en main pour jongler avec ces documents comme un pro.
➡️ Cela dit, si tu te sens encore un peu perdu dans cette jungle administrative, ou si tu as envie de pousser encore plus loin ta maîtrise de la gestion d’entreprise, je suis là pour t’aider ! Ma formation en gestion d’entreprise Les Débrouillards Academy, basée à Rouen, a pour but de te faire monter en compétences sur la finance, l’administratif et la gestion de ta boîte. Discutons-en ensemble !