Comment bien structurer la comptabilité de votre entreprise ?
En tant que chef d’entreprise, vous allez nécessairement être confrontés à la gestion de trésorerie au cours de votre activité. Cela passe notamment par la maîtrise de certains concepts clés de comptabilité : journaux comptables, numéros de compte ou encore compte de résultat 🧐
Bien sûr, vous pouvez toujours déléguer cette tâche à un prestataire ou en interne. En revanche, comprendre un minimum comment s’articule la comptabilité de votre entreprise vous permettra de prendre des décisions plus éclairées et plus pertinentes 🙌
Dans cet article, je vous liste quelques notions clés pour vous aider à bien structurer la comptabilité de votre entreprise.
Sommaire
1) Les bases de la comptabilité
À quoi sert la comptabilité ?
La comptabilité sert à connaître l’état financier d’une entreprise 💡
Ainsi, vous obtenez une visibilité sur ce que votre entreprise doit, et ce qui lui est dû. Si vous avez beaucoup de factures impayés ou d’importants retards de paiement auprès de vos fournisseurs, une comptabilité rigoureuse s’impose ! 🔍
Vous avez beaucoup d’impayés ? Cet article qui vous donne toutes les astuces pour éviter les impayés devrait vous être utile.
La comptabilité répertorie tous les flux financiers entre une entreprise et son environnement, aussi bien internes qu’externes. Pour retranscrire cette réalité financière en temps réel, tous les éléments qu’on appellera des “écritures comptables” sont inscrits dans des « journaux ».
Qu’est-ce que les journaux comptables ?
Cette notion est héritée de l’époque où la comptabilité s’effectuait sur papier, et plus particulièrement dans des cahiers bien distincts. Cela permettait ainsi de limiter la confusion. En effet, les différentes transactions financières y étaient renseignées et classées en fonction de leur catégorie 📚
Dorénavant, la plupart des entreprises utilisent des logiciels de comptabilité. Ceux-ci permettent en effet une plus grande réactivité, flexibilité et un gain de temps considérable ⏱Toutefois, le principe reste identique : tous les mouvements de trésorerie doivent être répertoriés, tant les rentrées que les sorties.
Chaque écriture comptable doit alors comporter :
✅Un libellé
✅Le numéro de compte
✅Le montant en euros
✅La date
✅Les parties impliquées : l’entreprise destinataire ou réceptrice de la facture
💡Voici quelques logiciels de comptabilité que je recommande : Quickbooks, Cegid, Ebp
Qu’est-ce que le bilan comptable ?
Le bilan comptable est une notion capitale à maîtriser en comptabilité. Nous en parlons d’ailleurs plus en détails dans cet article consacré à la gestion financière de l’entreprise.
Cet outil de comptabilité s’organise sous forme de tableau. Celui-ci répertorie ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit 💰
EXEMPLE DE BILAN COMPTABLE
Qu’est-ce que le compte de résultat ?
Le compte de résultat représente également un élément clé pour la compréhension de la comptabilité.
Comme le bilan comptable, il s’agit d’un tableau en 2 parties. Cependant, il regroupe cette fois-ci toutes les dépenses et les recettes d’une entreprise sur une période donnée (appelée exercice comptable). Le compte de résultat s’avère un excellent indicateur pour avoir une visibilité rapide sur les performances de l’entreprise 📈
Qu’est-ce que l’exercice comptable ?
L’exercice comptable correspond à la période sur laquelle vous enregistrez les activités économiques de l’entreprise. Définie au moment de l’immatriculation, le choix de cette date est libre mais doit correspondre à une date fixe. De plus, la période s’étend nécessairement sur 12 mois 🗓
Généralement, les chefs d’entreprises fixent l’exercice comptable au 31 décembre qui correspond ainsi à une année civile.
Qu’est-ce que les classes de compte ?
Par souci d’uniformisation et de clarté, les différents types d’opérations comptables sont classées par des numéros de compte. Ces derniers doivent être définis dans un plan comptable, propre à chaque entreprise 📃
EXEMPLE NUMÉRO DE COMPTE
En comptabilité, on dénombre 8 classes de compte. Chacune correspond à un type de catégorie de transaction. Les classes 1 à 5 font référence au bilan comptable tandis que les classes de 6 à 8 correspondent aux comptes de résultat.
La classe des comptes de bilan (ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit) comprend :
1️⃣La classe 1 : on l’appelle la classe des comptes de capitaux. Elle représente l’ensemble des apports ayant été nécessaires à l’entrepreneur pour la création de l’entreprise ainsi que les emprunts éventuels.
2️⃣La classe 2 : elle correspond à la classe des comptes d’immobilisation. C’est le coût du matériel servant à la fabrication, à la production et au transport des produits commercialisés.
3️⃣La classe 3 : appelée la classe des comptes de stock, elle prend en compte tous les produits en réserve. Nous expliquons davantage la notion de stock dans la suite de cet article.
4️⃣La classe 4 : elle fait allusion à la classe des comptes de tiers. C’est dans cette classe qu’apparaissent les interactions avec des tiers, aussi bien des fournisseurs que des clients, des salariés ou encore les organismes sociaux.
5️⃣La classe 5 : La classe des comptes financiers ou de trésorerie correspond à l’argent que l’entreprise possède lorsque les éventuels placements financiers sont pris en compte.
Les autres classes font référence au compte de résultat (les recettes et les dépenses d’une entreprise) :
6️⃣La classe 6 : elle correspond à la classe des comptes de charges, soit toutes les dépenses servant à faire fonctionner l’entreprise (achat de fournitures, énergie, téléphone, loyers etc)
7️⃣La classe 7 : appelée la classe des comptes de produits, elle comprend toutes les ventes et prestations facturées ainsi que les éventuelles subventions
8️⃣La classe 8 servira pour les comptes spéciaux
Qu’est-ce que les numéros de compte ?
Le compte comptable permet d’identifier la nature d’une opération comptable, il est composé de 4 chiffres :
1️⃣Le 1er chiffre correspond à la classe auquel il appartient, c’est-à-dire la liste que nous venons de citer
2️⃣Le 2e chiffre fait référence à la sous-classe
3️⃣Le 3e chiffre correspond au poste
4️⃣Le 4e chiffre se réfère au compte
Dans certains cas, un numéro de compte peut aller jusqu’à 6 chiffres 💥Chaque dépense réalisée par votre entreprise doit alors être associée à un numéro de compte et fera ainsi partie d’une classe.
Prenons quelques exemples concrets 🧐
👉Le numéro de compte 6132 correspond à la location d’un local.
En effet, cette opération est une dépense et appartient donc à l’une des classes du compte comptable. Le paiement d’un loyer correspond à une charge et sera donc associé à la classe 6.
👉Suivant le même modèle, le numéro de compte 401 fait référence aux factures des à un fournisseur
👉Des factures non payées apparaissent sous le numéro de compte 411.
👉 Les transactions réalisées entre la banque et votre entreprise prendront le numéro de compte 512
Qu’est-ce que le grand livre ?
Ce document comptable récapitule toutes les écritures des différents journaux sur une période donnée. Celles-ci sont alors ordonnées par nom et numéro de compte de façon chronologique, ce qui permet une vision détaillée des mouvements effectués durant l’année 🔍 La somme des débits doit être égale à la somme des crédits, qui atteste alors de la justesse de votre comptabilité. Le grand livre doit comprendre :
✅Le numéro du compte
✅Le nom du compte
✅La date
✅Le libellé de l’écriture
✅Le numéro de pièce comptable
✅Le journal de passation
✅Le montant
Qu’est-ce que la balance comptable ?
La balance est un résumé du grand livre et n’inclut que le numéro de compte et son montant. Bien que facultative, elle permet d’accroître la visibilité sur les comptes de l’entreprise.
Qu’est-ce que l’état de synthèse ?
Au moins une fois par an, l’entreprise doit effectuer une synthèse des comptes 📋Celle-ci servira de base de gestion pour la direction de l’entreprise et sera par ailleurs remise à l’administration fiscale chargée de prélever l’impôt. Elle devra alors s’accompagner de pièces justificatives comme les factures envoyées, reçues ou encore les avis de taxes qui garantiront la fiabilité de l’information 😌
2) Les processus de gestion d’entreprise : devis, bon de commande et factures
Les principes de comptabilité en gestion d’entreprise n’incluent pas seulement l’aspect numérique. En effet, il s’avère également nécessaire de maîtriser certaines pratiques contractuelles qui influeront largement dans votre comptabilité.
Comme nous l’avions vu dans cet article sur l’implémentation d’un cadre social, le contrat permet de formaliser une transaction à l’écrit et avec une valeur juridique. Ainsi, les contrats protègent les deux parties impliquées 🤝 De ce fait, ils doivent être signés avant le début de toute activité pour être reconnus légalement ✅
Le devis
Ce document écrit, adressé par un professionnel à son potentiel client, détaille les prestations et le prix proposés pour un service. Bien souvent, il comporte une date de validité 🗓À partir du moment où il est signé et donc validé par le client, il a valeur de contrat et doit être remis aussi bien au fournisseur qui effectue le travail qu’au client qui s’engage à payer la prestation.
Pour toute entreprise, rédiger un devis permet de se protéger. Cette protection reste valable à condition que le devis ait été approuvé et donc signé. En cas de litige, il faudra alors être en capacité de prouver que le devis avait bien été accepté. Sans cette démarche capitale, votre entreprise s’expose au risque de ne pas être payée ❌Le devis peut constituer avec la facture l’une des pièces justificatives que nous évoquions dans l’état de synthèse.
Le bon de commande
Couramment appelé BDC ou Purchase Order en anglais, le bon de commande détaille les éléments d’une commande. Bien que non obligatoire, il reste fortement recommandé ☝️ Lorsque le client accepte et signe le bon de commande, celui-ci devient un engagement aussi bien de la part du vendeur/prestataire de services que du client. Tandis que l’un s’engage à livrer le produit ou service, l’autre s’engage à le payer 📝
Dans les faits, le devis et le bon de commande demeurent assez similaires. Cependant, le devis encadre généralement les prestations de services tandis que le bon de commande s’adresse davantage à une transaction de marchandises. Ces deux documents comprennent tous les deux :
✅L’identité de l’émetteur (nom, adresse du siège social, raison sociale, numéro SIREN)
✅L’identité du destinataire avec les mêmes éléments
✅La description et la quantité du service proposé ou du bien vendu en détail
✅Le prix HT et TTC
✅Le montant de la TVA si applicable (en-dessous d’un certain seuil les auto-entrepreneurs ne sont pas sujets à la TVA : nous en parlons dans la suite de cet article)
✅La date de la commande
✅Si applicable, la date de livraison
Pour se protéger, l’entreprise émettrice ajoute généralement :
👉Les conditions de paiement (mode de paiement et délais, voire pénalités de retard selon les entreprises)
👉Les conditions générales
La facture
La facture fait référence au bon de commande ou devis signé par le client.
➡️Ce document à valeur comptable, juridique et commerciale est obligatoire pour toute vente ou prestation de services dans le cadre d’une activité professionnelle.
Comme pour le devis et le bon de commande, la facture doit être éditée en deux exemplaires et remise aux deux parties concernées.
Tant que l’entreprise est enregistrée en France, la facture doit être éditée en français et en euros 🇫🇷 Cependant, il est possible d’y ajouter en complément une traduction dans la devise et langue du client.
💡Le site facture.net s’avère un très bon outil pour la création de vos factures.
3) Maîtriser la gestion des comptes clients et fournisseurs
Structurer la comptabilité de votre entreprise implique également de mettre en place une solide gestion de clients et fournisseurs ⚒
Cela inclut un large éventail de domaines au sein d’une entreprise dont :
👉La relation client ou fournisseur
👉La facturation client ou fournisseur
👉Le recouvrement
👉L’octroi de crédit client ou fournisseur
Une gestion de comptes clients et de fournisseurs rigoureuse est capitale pour ne pas vous emmêler les pinceaux une fois le moment venu de faire votre comptabilité ! Non seulement cela impacte votre réputation (donc votre business) mais elle permet de garantir une trésorerie optimale ☝️Or comme nous l’avons vu dans cet article pour bien gérer votre trésorerie, cette dernière s’avère indispensable au bon fonctionnement et à la croissance de l’entreprise 📈
La gestion de comptes clients et de fournisseurs s’avère un domaine vaste et nécessiterait en réalité un article à part entière. Toutefois, nous allons évoquer ici les règles de bases à respecter afin d’établir un socle solide.
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Utiliser et configurer un outil de gestion de la relation client (CRM)
Comme l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, choisir un CRM vous permettra de structurer davantage vos process et de gagner du temps 🙌
En centralisant l’ensemble des informations relatives à un client, vous gagnez en visibilité et pouvez prendre des décisions plus éclairées 🧐
⚠️Attention, l’information doit être actualisée, sécurisée et conforme à la loi en termes de protection des données.
Voici quelques CRM adaptés pour les PME et TPE : No CRM, Monday Sales CRM, Pipedrive, Axonaut
Monday Sales CRM
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Établir un suivi précis et régulier des factures sortantes et entrantes
Aucune facture ne doit être laissée de côté. Chaque mois, assurez-vous que vos clients et fournisseurs vous aient payés 💰
De votre côté, assurez-vous de régler vos notes en temps et en heure. Notez que payer vos factures en retard peut vous exposer à des pénalités de retard. Bien que le taux soit défini par la Banque Centrale Européenne, le fournisseur peut complètement décider de le multiplier 🤯
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Mettre en place un calendrier de relance
Les clients ou fournisseurs qui payent en retard peuvent nuire à la trésorerie de votre entreprise. N’hésitez pas à les relancer. D’ailleurs, l’élaboration d’un process incluant calendrier et emails types pourrait vous faire gagner du temps 🗓
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Déterminer des processus de gestion de comptes client et fournisseurs
Plus votre entreprise compte de collaborateurs, plus il vous faudra définir des process. Pas question de faire des traitements de faveurs à un client et pas à un autre sans justification valable ! ❌
Afin que l’ensemble de votre équipe soit uniforme sur la conduite à tenir face à vos clients et fournisseurs, je vous encourage vivement à établir précisément des scénarios et à les communiquer au sein de votre entreprise 📢
Vous pouvez notamment appliquer cela à l’octroi de crédit en définissant clairement les conditions à remplir, basées sur des chiffres précis.
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Communiquer
Nous l’avons évoqué, la réputation de votre entreprise est en jeu ✨. Une mauvaise expérience avec un client ou un fournisseur peut décrédibiliser votre activité et vous faire perdre des parts de marché.
Maintenir une bonne image s’avère donc capital pour la santé financière de votre entreprise. L’un des meilleurs moyens d’éviter ce genre de situation est de communiquer le plus rapidement possible et avec le maximum de transparence 🤝
Comprendre le principe de stock
En comptabilité, le stock est défini par l’ensemble de biens entrants dans le cycle d’exploitation de l’entreprise. Il va soit servir à la production des biens finis, soit être revendu brut aux clients finaux. Partie intégrante du patrimoine de l’entreprise, le calcul de la valeur du stock est donc important car elle apparaîtra dans vos journaux de comptabilité.
➡️On distingue deux types de stocks et le calcul de leur valeur diffère légèrement.
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La valorisation du stock de marchandises et de matières premières
Celui-ci prend en compte le coût de la marchandise et des matières premières à l’entrée dans l’entreprise à leur prix d’achat, hors taxes. On ajoutera à cela les frais annexes liés au maintien comme les frais de livraison, de manutention, assurances etc.
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La valorisation du stock pour les produits en-cours et finis
Ce dernier s’appuie sur le coût de production. De ce fait, il faudra prendre en compte le coût d’acquisition des matières consommées et en déduire les charges de production.
👉À noter que le coût d’acquisition correspond au coût d’achat. Les charges de production font référence aux dépenses nécessaires pour la transformation des matières premières en produits finis, le déplacement du stock ou encore leur entretien.
5) Estimer puis régler les impôts et taxes
En France, l’ensemble des impôts et taxes représente une lourde part de dépense 💸Celle-ci varie en fonction de la structure et du régime fiscal choisis. De ce fait, je vous invite à vous renseigner en détail sur les impôts et taxes qui vous concernent et à vous assurer de les régler à temps.
Si certains fournisseurs peuvent faire preuve d’un peu de flexibilité sur vos retards de paiement, ce n’est pas le cas de l’État. Les frais de rattrapage suite à une mauvaise déclaration ou les pénalités de retard peuvent s’avérer importants 💥
Notons qu’il existe 3 grandes catégories d’impôts.
L’imposition sur les bénéfices
On distingue deux types d’impôts sur le bénéfice : l’impôt sur le revenu (IR) et l’impôt sur les sociétés (IS).
Les structures de type SA, SARL, SAS et SASU sont soumises à l’impôt sur les sociétés tandis que les structures de micro-entrepreneur, EURL et entreprises individuelles paient l’impôt sur le revenu.
La contribution économique territoriale
Incluse aux impôts locaux et reversée aux collectivités locales, la contribution économique territoriale varie d’une ville à l’autre car elle est déterminée par les collectivités locales directement.
La TVA
Vous êtes probablement familiers avec la notion de Taxe sur la Valeur Ajoutée qui concerne tous les consommateurs lors d’un achat de produit ou de service 🏷
Bien que celle-ci soit reversée par le consommateur final, c’est l’entreprise qui offre le bien ou le service qui se charge de la collecter.
L’entreprise facture la TVA à ses clients et est elle-même redevable de la TVA à ses fournisseurs. La différence entre les deux correspond au montant reversé à l’État 💰
💡À noter que les auto-entrepreneurs bénéficient d’une franchise de la TVA et n’ont pas à la facturer, sauf s’ils dépassent certains seuils.
D’autres taxes peuvent s’ajouter à cette liste en fonction de votre situation et notamment si votre entreprise est propriétaire de biens immobiliers 🏢 L’entreprise sera alors soumise à la taxe foncière sur les propriétés bâties ou à une taxe foncière sur les propriétés non bâties.
Structurer la comptabilité de votre entreprise comprend donc un ensemble de notions et d’étapes. Si une certaine aisance avec les chiffres est requise, il s’agit surtout de bien identifier les différents éléments qui vous sont demandés et de les compléter à la lettre.
En effet, la mise en place d’une structure comptable au sein d’une entreprise exige une certaine rigueur. Si on évoquera surtout le bilan comptable et le compte de résultat comme des éléments indispensable d’une bonne comptabilité, être à l’aise avec la facturation, la gestion de comptes client, de stock ou encore le règlement d’impôts s’impose également.
En observant mes clients, pour la plupart des entrepreneurs, j’ai noté à quel point la gestion de la comptabilité pouvait être compliquée à mettre en place 😱Face à des besoins et questions récurrents, j’ai créé une formation d’aide à la création d’entreprise de façon à répondre à toutes ces interrogations le plus clairement possible 🔥 Pour en savoir plus, consultez la page dédiée ou contactez-moi.
